Muutostarve ja Karhun rooli CheckPointissa

Muutostarpeen havaitseminen:
Ja sitten tapahtui eräänä päivänä, että......
???????????

Majava kutsui kaikki eläimet keskustelemaan asiasta.


Check Point.
Karhu puuttui puheeseen ja totesi, että....

Johdanto pelitarinaan

Olipa kerran kaukana Pohjolassa, EU:n reunamilla aarniometsä.
Ihmistä siellä oltu nähty vuosisatoihin, mutta siellä asui eläimiä.
Siellä asui Karhu, metsän kuningas. Siellä asui myöskin Majava,
joka rakensi patoja ja oli omassa elementissään niin maalla kuin vedessä.
Aktiivinen, alati uusia tuulia haisteleva orava ja koloja etsivä tarkka tikka
tarkastelivat ympäristöä ’puuperspektiivistä’. Sen sijaan muurahainen ahersi
maan pinnalla kekoa rakentaen ja myyrä kaivoi käytäviään maan alla.
Eläimet elivät rauhallista rinnakkaiseloa.
Mutta sitten, eräänä päivänä.....

Muistio 20060125

Läsnä: Anri, Asta, Eila, Herkko, Matti ja Tuire
Poissa: Seppo töissä, Liisa sairaana
Asiat:
Keskusteltiin pelistä ja pohdittiin pelin kulkua. Matti esitteli Seppo& Matti peli-ideaa. Yhteisenä ajatuksena Tuiren hahmottamalle muutosvaihekaaviolle oli CheckPointien tärkeys. Eli joka vaiheen jälkeen on Check- ja päätöstilanne. Keskustelussa oli myös ilmassa seinälappujen käyttö kunkin vaiheen yhteydessä.
Alkoi tuntua siltä, että nimenomaan CheckPointit puoltavat pelin vetäjän roolin mukaan ottoa. Pelin vetäjä= prosessin omistajan rooli. Projektin/ muutoksen vetäjä (projektipäällikkö) on muutoksen toteutuksesta vastaava rooli.
Matti muistutti KISS-periaatteesta, Keep it simple!
Päätettiin roolien eläinhahmoista:
-Prosessin omistaja = Karhu
-Projektin/muutoksen vetäjä = Majava
-Muutosagentti = Orava
-Aktiivinen vastustaja = Palokärki
-Passiivinen vastustaja = Myyrä
-Muuttuja = Muurahainen
Anri lupasi tehtä eläinhahmoista luonnekuvaukset seuraavaan kokoukseen
Kun peli ei oikein vielä kirkastunut, päätettiin lähteä luomaan tarinaa. Kirjoitetaan porukalla vaiheita kuvaava taustatarina ( tai useampia versioita) jatkokertomuksena (kuten Hesarin lasten joulukalenteri).
Tarina jatkuu vilkkaan sähköpostikeskustelun puitteissa ( voidaan vaikka kopsata blogiin ajoittain, kaikki eivät vielä sinne pääse)
Seuraava kokous: 6.2. Siemensillä kello 15.
Tarinan alku tulee erillisellä viestillä lauantaina.
tuikku

Muistio 20060110

BM Hki 4 Muistio
Kokous 10.1. klo 14-16.30 Siemensillä Perkkaalla
Läsnä: Eila Honko, Matti Leskinen, Seppo Noro, Herkko Pesonen, Liisa Rainio, Anri Tuunanen, Tuire Kajasvirta
Asiat:
Kokouspohjana oli Matin tekemä oheinen esityslista, josta BM-värväystilaisuus ja Blogi käsiteltiin ensin:
Verryttelevää pikkupuhetta viivästyviä hiukan odotellessa.
Alustava katsaus aikatauluun ja BM-vierailuajoista sopiminen
Ehdotukset vaiheiksi ja ohjeiksi
Pelin kulun ja layoutin hahmottelu
Blogi? ja kotisivu
Seuraavat tekemiset, kokoukset ja aikataulusta sopiminen
BM-värväystilaisuuden tilanne
Löysät loppulätinät

1. Keskusteltiin BM-värväystilaisuudesta ja esitettiin ajatuksia ja ideoita Liisan ja ohjausryhmän tueksi. Pidämme hyvänä, että tilaisuuteen kutsutaan kaikkien pääkaupunkiseudun kuntien sekä HUSin edustajat.
Klubimme esittelee toimintaansa tilaisuudessa, kun kutsu tulee.
2. Blogiin pääsy ei ollut ihan helppoa. Useampi yrittäminen eri nimiversioilla oli tuottanut tulosta Anrilla ja Tuikulla. Herkko ilmeisesti pääsi helposti sisään. Matti antaa lisää editointioikeuksia. Harjoittelemme tosiaineistolla.
- Todettiin, että liitetiedostoja ei blogiin saa
- Laatukeskuksen kotisivut ovat parempi paikka säilyttää muistioita ja muuta aineistoamme. Blogi sopii keskusteluun ja asioiden työstämiseen.
3. Pohdimme pelin rakennetta, peli-ideologiaa ja pelin (=muutosprojektin) vaiheita:
MIKÄ PELI
Peli on hahmottumassa lautapeliksi
MILTÄ PELI NÄYTTÄÄ
Herkon ja Astan ehdotus pelistä, jossa on oma rata kullekin roolille, sai kannatusta.
Rata koostuu kysymyksistä, sekä positiivisista että negatiivisista. Sen lisäksi radalla on Check Pointeja / Success Pointeja
MITÄ ROOLIT OVAT
Vastustajan rooli Tuire ja Liisa
Muutosagentin rooli Eila ja Anri
Prosessin omistajan rooli Matti ja Seppo
Prosessissa olevien eli muuttujien rooli Herkko ja Asta
Päätettiin , että kustakin roolista tehdään oma ’tehtävä ja luonnekortti’ týöpariemme tekemien ehdotusten pohjalta. Kukin rooli edustaa eläinhahmoa.
Anri luonnostelee

Tutkaillaan vielä, ovatko roolit oikeat ja/tai onko niitä lisää. (Kukin tykönänsä ja kommentoi, keskustelee blogissa tarvittaessa). Anri kertoi organisaationsa peleistä, jossa on Good Citizensejä ja Rainmakereitä.
PELIN VAIHEET
Muutosprosessin (=pelin) vaiheiksi hahmoteltiin:
1.Tarve
2.Analysointi
 Check Point
3.Muutosvaihtoehdot
 Go/ no go
4.Projektin (esi)suunnittelu
5.Projektointi
6.Toteutus
7.Projektin päättäminen
8.Projektin evaluointi
9.Jatkuva parantaminen
Lisäksi merkittiin vaiheiksi Tiedotus ja Johtaminen (ihmisten) – huomioiden, että perusvastustus on jatkuvaa
Peliä voidaan pelata vaiheittain tai kerralla läpi tai useaan kertaan rooleja vaihtaen
PELIN KULKU
Tällä hetkellä hahmotelma on, että
-Pelaajat saavat roolin tehtäviä ja luonnetta kuvaavat kortit käteensä pelin alkaessa ja toimivat roolinsa mukaisesti
-Kukin pelaaja etenee roolinsa mukaista rataa eteenpäin
-Radassa on kysymyksiä (tehtäviä) ja Check pointeja, joihin pelaaja reagoi
-Kysymyksistä ja tehtävistä syntyy keltaisia lappuja, jotka pelaaja vie seinälle
-Kun peli on käyty läpi sovittuun vaiheeseen tai loppuun, puretaan pelitilanne keskustellen ja SWOTin avulla
Keskusteltiin tarinasta, jonka puitteissa peli etenee. Jäi auki, minkälainen tarina (tai eläinsatu) meillä on ja onko meillä muutama vaihtoehtoinen tarina
Keskusteltiin myös, eteneekö peli ruutu kerrallaan, vai onko käytössä noppa, vai joutuuko pelaaja palaamaan esim. negatiivisista ruuduista taaksepäin.
Sovittiin, että työparit miettivät kysymykset oman ’vastuualueensa’ pelilaudan radalle.
4. BM-aikataulu
Pidettiin varmempana siirtää benchmarkingia alkuun suunnitellusta aikataulusta viikoille 11 ja 12.
Ehdotamme Innotiimiä 15.3. kello 15 ja Anttilaa 22.3 tai 23.3.
5.Suraava kokous sovittiin pidettäväksi 25.1. kello 15 Eilan luona HUSissa ja sitä seuraava 6.2. kello 15 Pasilassa?
Muistiin merkitsi
tuikku

Muistio 20051214

BM-klubi ”Helsinki 4”


Tapaaminen 14.12.2005 klo 15-18, HUS / Haartmaninkatu 2.
Läsnä: Matti (pj), Tuikku, Eila, Asta, Seppo ja Herkko (pennan pyörittäjä)

1. Kokouksen tarkoitus:
Kyseessä oli vuoden viimeinen kokous, jossa vietiin eteenpäin BM-työtämme nimeltään ”Muutoksen hallinta” tai jotakin sinne päin.

2. Käsitellyt asiat ja tehdyt päätökset:

1. BM-toiminnan esittelytilaisuus tammikuussa:
 yhteydessä ollaan oltu Laatukeskukseen ja muihin tahoihin, mm. Max G:hen
 odotellaan, että kutsu käy tilaisuuteen – meiltä löytyy esittelymateriaalia

2. BM-työn aikataulutus:
 todettiin, että materiaalia (eli kirjatietoa) tippuu kaiken aikaa lisää ja sen rinnalla on jo alettu tehdä itse työtä ja tehdään edelleen, ei odoteta siis ensin kaiken materiaalin löytymistä -> itse kukin etsii kirjoituksia ja laittaa niitä tiedoksi muille
 oma prosessi on siis työn alla, BM-kohteet pyritään saamaan tänään päätetyksi
 sitten mallin viimeistely ja esittely 12.5.2006 laivaseminaarissa

3. Ehdotukset korteiksi:
 käytiin neljän ryhmän työt läpi eli eri roolihenkilöille suunnatut opastukset:
1. Prosessin omistaja (Seppo ja Matti)
2. Muutosagentti (Anri ja Eila)
3. Muutoksessa mukana oleva (Asta ja Herkko)
4. Vastustaja (Tuikku ja Liisa)

 kommentoitiin ja ideoitiin jokaisen esityksen jälkeen, mm seuraavia ajatuksia nousi pintaan:
 korttipeli muutosprojektin alussa voisi lisätä organisaation henkilökunnan ymmärrystä muutoksen hallinnasta ja eri roolien olemassaolosta
 voitaisiinko tehdä pelistä pelilauta, jonka ulkoreunaa peli kiertää?
 Tuikun veljen ”Seurakunnan muutosprosessi” -kirjassa on hyvä 8 askeleen etenemismalli
 onko vielä muita rooleja? ehdotuksia olivat ”vinkuja” ja ”päättäjä”; päätettiin kuitenkin pysyä nykyisissä neljässä roolissa

 Tuikku ilmaisi asian ”I have a dream”:
 on pelilauta
 kirjan 8 vaihetta pelilaudan ympärillä
 eri roolien ohjeet per vaiheet

4. Sovittiin seuraavaa:
 neljä ryhmää jatkaa työskentelyä pohtien, ovatko roolit oikeat ja vaiheet oikeat
 ja sitten jatkavat oman roolihenkilönsä ohjeiden kehittelyä ja jakavat ohjeet mainituille kahdeksalle vaiheelle
 BM-kohteiksi ehdotettiin Kaitsu Laamasta, joka edustaa muutoksia läpi vieneitä konsultteja ja toiseksi kohteeksi Anttilaa (laatupalkintovoittaja), jossa muutoksia on kovasti viety läpi
 Anttilaan ottaa Herkko yhteyttä
 jäi sopimatta, kuka ottaa Kaitsuun yhteyttä (vai jäikö?)

 seuraava tapaaminen on ti 10.1.2006 klo 14-17 Tiehallinto, Pasila.

Muistio 20051123

BM- klubin Helsinki 4, kokousmuistio 23.11.05 klo 15.00- 17.00

Läsnä: Matti Leskinen
Tuire Kajasvirta
Herkko Pesonen
Liisa Rainio
Eila Honko, sihteeri
Poissa Anri Tuunanen
Max Molin
Seppo Noro

1. Keskusteltiin viime kokouksessa esitetystä ” Muutoksenhallinta- ajatuksia ”- kuvasta.
Muutoksen perustana voi olla strateginen , yhden prosessin, organisaation tai oma muutos.
Kaikki nämä voivat aiheuttaa muutosprosessin. Keskusteltiin erilaisista rooleista muutoksessa.
Rooleja on paljon. Päätettiin tutkia tarkemmin muutosagentin- , vastustajan - ,prosessin omistajan ja prosessissa olevien roolit.
Työn tuloksena esitetty ” Korttipeli” herätti kiinnostusta ja päätettiin tehdä rooleista kortit, jossa on esitetty käytännön ohjeita kuinka kannattaa k.o. roolissa toimia muutoksessa.

2. Päädyttiin parityöskentelyyn siten, että kukin pari perehtyy yhteen rooliin.
Parit ja roolit ovat:
Tuire ja Liisa vastustajan rooli
Eila Ja Anri muutosagentin rooli
Matti ja Seppo prosessin omistajan rooli
Herkko ja Asta prosessissa olevien rooli = muuttujien rooli

Tavoitteena on tehdä käytännön ohjeet kullekin roolille kuinka muutoksessa tulee toimia.
Kortit käsitellään seuraavassa kokouksessa.

3 Päätettiin myös tutustua kirjallisuuteen ja lähettää ryhmälle tietoja sähköpostilla .

4. Liisa ja Max järjestävät tammikuussa bencmarking- värjäystilaisuuden Helsingin kaupungin
pormestarin laatupalkinnon arvioitsijoille. Tarkoituksena on saada lisää klubeja Helsinkiin.
Tilaisuus olisi noin kolmetuntinen. Ohjelmassa voisi olla klubin ja klubitoiminnan esittelyt.
Helsingin kaupungilta saadaan tilat. Ohjelmaideoista keskustellaan vielä seuraavassa
Kokouksessa, joka pidetään 14.12.05 klo 15.00 HUS:ssa.

Eila Honko

Muistio 20051018

Hei!
Syksy yllätti viikonloppuna ja oli kiireesti istutettava loput kevätsipulit ja kerättävä lehtisellerit kuivamaan ja korjattava iso mangoldisato pakkaseen + haettava viimeiset suppilot metsästä.
Siksi olen muistionkirjoitusvaiheessa vasta nyt.
18.10. paikalla olivat Herkko, Matti ja minä.
Ideoimme ryhmätyötämme ja siitä syntyi oheinen Mindmappi.
Meitä rupesi kiinnostamaan korttipelin aikaansaaminen. Jokaiselle muutosprosessin roolille olisi oma korttinsa ja siihen kirjattuna työmme tulos.
Matilla oli kasa kirjoja, joita selasimme. Matti lupasi skannata joitakin kaavioita ajatustemme pohjaksi.
Nyt en ihan tarkkaan muista, mitä sovimme materiaaliin perehtymisestä. Matti ja Herkko varmaan täydentävät. Itse lupasin lukea veljeni muutosta käsittelevän kirjan marraskuun loppupuolella. Se ilmestyy jouluksi.
Taunon ehdottamasta Helsinki-tilaisuudesta sovittiin, että Matti ottaa yhteyttä muihin Helsingin ja lähiseudun klubeihin. Syntyi ajatus, että mitä jos ko tilaisuus toteutettaisiin ns. ilmaiskurssina, jonka jälkeen osallistuja tietää mitä on Benchmarking ja kuinka sitä tehdään + olisi saanut vinkkejä tehdyistä klubitöistä. Kurssia markkinoitaisiin myös Laatukeskuksen ulkopuolelle siten, että saataisiin uusia jäseniä , ei pelkästään nykyisiä jäseniä BM-jaokseen
Seuraava kokous 22.11. kello 15 Siemensillä, varapäivä 23.11.
Eila on ilmoittanut esteestä 23.11. Ehkä kannattaisi ottaa kantaa, kuinka monelle sopisi 23.11.
muistiin merkitsi
tuikku

Muistio 20050915

Hyvät jäsenet, tässä 15.9. 05 kokouksen pöytäkirja.
1. Puheenjohtajana toimii Matti Leskinen ja sihteerinä Liisa Rainio.
Sovimme niin, että Matti toimii yleisesti aina puheenjohtajana ja sihteerinä toimii se henkilö, kenen luona kokousta pidetään. Näin sihteerin vuoro kiertää jäsenten kesken.
Läsnä puheenjohtajan ja sihteerin lisäksi Herkko, Eila, Asta ja Tuire.
2. Kommentteja viime vuoden työstä perustuen toukokuun BM-päivään:
Keskusteltiin työn saamasta palautteesta. Palautteet rakentavia ja myös positiivisia. Päätettiin, että korjauksia ei kuitenkaan tehdä.Haastattelutaulukko kylläkin lisätään Laatukeskuksen sivuilla julkaistavaan versioon. Todettiin, että ryhmän toimimisen ja tuloksellisuuden kannalta voidaan pitää tärkeinä kolmea asiaa; aktiivinen ydinjoukko olemassa, toiminnalla selvä tavoite ja ryhmän tapaamisia on riittävästi.
3. Keskusteltiin klubin kotisivuista, jotka ovat Laatukeskuksen alla. Epätietoisuutta oli mm. siitä, ettei kotisivuille ole mahdollisuutta päästä edes katsomaan muut kuin ryhmän jäsenet. Olisi mielenkiintoista esim. katsella, miten muut klubit ylipäänsä toimivat ja mitä he haluavat viestiä omasta toiminnastaan. KOtisivuja pitää päivittää. Asiasta keskustellaan lisää seuraavassa kokouksessa.
4. Ensi kevään BM-päivä, jolloin klubityöt julkaistaan, on todennäköisesti jälleen laivalla Turku-Maarianhamina-Turku -risteilyllä . Päivämäärä on 12.5.06.
5. Seuvaan työn aiheeksi valittiin " muutoshallinta", jossa on kaksi lähetymistapaa. Toinen on muutoksen hallinta omassa itsessä ja toinen organisaation muutoksen menestyksekäs ohjaaminen.
Teemasta syntyi runsaasti keskustelua, kuten esim. pitääkö muutos ikään kuin ensin läpikäydä itsessä ja edes saada prosessi alkuun ennen kuin voit alkaa ohjata sitä organisaatiossa. JOs näin on, miten on oman muutosvastarinnan laita ? Onnistutko työssäsi ohjata muutoksen hallintaa organisaatiossasi ellet ole sitä ensin itse selventänyt oman itsesi kanssa.Mielenkiintoinen on myös tilanne, jos työsi puolesta joudut vetämään tai aloittamaan muutosprosessit , ja löydät itsestäsi muutosvastarintaa. Onko oma turvallisuuden tunteesi vaarassa ? Miten käy "oman työhuoneen" ?
6. Rajauskesksutelu ja materiaalin kerääminen päätettiin jättää seuraavaav kokoukseen , joka on kauppakeskus Sellon kirjastossa tiistaina 18.10. klo 15. Liisa selvittä etukäteen, onko sieltä mahdollisuus varata työskentelytilaa. Sen jälkeen todennäköisesti siirrytään Tuiren työpaikalle Siemensiin. Asia selviää lähempänä kokouspäivämäärää. Muutoshallintaan liittyvää materiaalia voitaisiin jo kerätä etukäteen.JOs joku löytää jotakin oivallista ja hyödyllisen tuntuista, lähettää siitä meilin toisille, kiitos.
Tapaamisiin siis Sellossa 18.10 klo 15
Terveisin
Liisa Rainio

Muistio 20050525

BM-klubi ”Helsinki 4”


Tapaaminen 25.5.2005 klo 10-12, Tiilimäki 14.
Läsnä: Matti (pj), Tuikku, Anri, Liisa ja Herkko (pennan pyörittäjä)

1. Kokouksen tarkoitus:
Kyseessä oli kevätkauden viimeinen kokous, jossa käsiteltiin vuoden 2005 BM-kilpailun tulokset ja suunniteltiin seuraavaa klubityötä.

2. Käsitellyt asiat ja tehdyt päätökset:
1. Voittaja oli Turku 3 –klubi (työn nimi ei jäänyt muistiinpanoihin). Työ ei ollut sisältänyt BM-käyntiä?!
Muut kaksi työtä olivat myös Turusta. Meidän klubin työ oli näiden lisäksi ainoa eli yhteensä oli neljä työtä kilpailussa.

2. Meidän oman työn jatko: ajateltiin, että sitä ei enää parannella, vaan antaa sen olla näin. Julkaistavaksi harkittiin antaa opas-kirjanen ja siihen liitteeksi haastattelutaulukko. Asia lyödään lukkoon seuraavassa kokouksessamme.

3. Oman työskentelytapamme parantaminen seuraavassa klubityössä: harkittiin hyväksi, että syyskaudella voitaisiin kerätä aineistoa, siis järjestäytyneesti ja sitten keväällä kasataan työ ja suoritetaan BM-käynti. Tästäkin aiheesta lisää syksyn ensimmäisessä kokouksessa.

4. Matti piirteli (junassa, tullessaan kokoukseen) Mind Map –tyyppisen kuvan ensi syksyn työmme etenemisestä, sen vaiheista ja esitteli ajatuksensa, syntyi hyväksyminen ja Matti lupautui piirtämään kuvan Mind Manager –työkalulla, myöskin Tuikku tarjosi apuaan siirtääkseen kuvat PPT-kuviksi. Päätös ei jäänyt muistiinpanoihin.

5. Vinkkejä kilpailun ohjausryhmälle annettiin:
 ohjausryhmä voisi seurata ja ohjata kilpailuun osallistuvien klubien valmistumista antamalla aikarajoja eri vaiheille ja / tai käsittelemällä jokaisessa kokouksessaan osallistuvien klubien töiden tilanteen
 kilpailutöiden aiheet pitäisi kertoa jo syksyllä ohjausryhmälle

6. Todettiin, että Liisa ja Eila kuuluvat nyt klubiimme, toivotettiin tervetulleeksi ja ehdotettiin pitkää pinnaa meidän kanssamme.

7. Ensi syksyn klubityön aihe: Tuikku ehdotti työn nimeksi ”Muutoshallinta”, joka työ siis sisältäisi oman itsensä muutoksen hallinnan ja organisaation muutoksen menestyksekkään ohjaamisen. Klubilaiset maistelivat aihetta ja motivoivat itseään:
 Tuikku: kalvomaailma saatava reaalimaailmaksi
 Anri: Strategic Change Support –tiimi tarvitsee muutosten hallintaa
 Liisa: muutos on hänelle jokapäiväistä työtä
 Matti: muutos tilaaja-tuottaja –malliksi vaatii edelleen muutosten hallinta
 Herkko: eilen viimeksi eräässä yrityksessä oli kolmen kulttuurin törmäys havaittavissa
Tämä paikalla ollut ryhmämme siis totesi aiheen hyväksi. Päätös tehdään seuraavassa kokouksessa.

3. Seuraava tapaaminen eli seuraava kokous:
Löydettiin sopiva päivä ja aika: 15.9.2005 klo 15 alkaen.
Paikka: Liisan työpaikka eli Laajasalon ala-aste, Holmanmoisionpolku

Historia

Klubin toiminta alkoi Laatukeskuksen BM-klubien starttipäivästä 17.11.1998.

Klubin projekteja ovat olleet
- Prosessien kehittämismalli ja BSC, klubien kilpailuvoittaja 2001
- Tulevaisuusprosessi toiminnan ohjauksessa, kiinnostus loppui, jäi kesken
- Prosessimittarien kehittämismalli, klubien kilpailuvoittaja 2003
- Helmenkalastusta oppimisverkostoissa 2005

Uusin projekti on Muutoshallinta, joka valmistuu keväällä 2006.

Toiminta-ajatus

BM-klubi Hki 4 on osana Laatukeskuksen BM-jaosta toimiva ryhmä, joka työstää jäseniä kiinnostavia aiheita vertailukehittämisen menetelmin saadakseen aikaan henkilökohtaista oppimista, hyötyä kunkin omalle organisaatiolle, vertailuyrityksille ja muille BM-klubeille sekä hyödyllistä tietoa yleiseen käyttöön.